Bestyrelsen i en ejerboligforening

De fleste foreninger har den – en bestyrelse.  Den vælges på foreningens generalforsamling ved simpelt flertal efter fordelingstal. Men hvordan forholder det sig egentlig med bestyrelsens arbejdsopgaver, ansvar og rolle i forhold til administrator?

Hvad laver bestyrelsen?

Bestyrelsen sørger for, at der tages hånd om ejendommens fælles opgaver og anliggender; herunder eksempelvis betaling af fællesudgifter, tegning af forsikringer, vedligeholdelse, rengøring og varetagelse af eventuelt nødvendige forbedringer og fornyelser.

Er der ansat en ejendomsadministrator, er bestyrelsens opgave at kontrollere det arbejde og de dokumenter, administrator laver for foreningen.

Samtidigt skal bestyrelsens skal følge generalforsamlingens beslutninger, indkalde til generalforsamling, føre protokol, sørge for opretholdelse af god orden og forvalte fællesformuen på forsvarlig vis.

Kan bestyrelsen bestemme alt?

Bestyrelsen har ikke såkaldt ”eksklusiv kompetence”. Konkret betyder det, at ethvert medlem, som en given bestyrelsesafgørelse vedrører, kan føre afgørelsen videre til en afgørelse på generalforsamlingen, hvis vedkommende ønsker det.

Hvor stor er en bestyrelse typisk?

Bestyrelsen består af fire medlemmer foruden formanden – denne vælges særskilt.

I mindre ejendomme kan fire bestyrelsesmedlemmer være for mange, og her kan der laves særlige regler. Faktisk er det også muligt helt at undlade en bestyrelse, ligesom ”urimelige vedtægter” kan ignoreres efter omstændighederne i den enkelte ejendom.

Samtidigt vælges der to suppleanter – disse hentes ind i bestyrelsen, når et bestyrelsesmedlem stopper eller har længerevarende fravær; altså ikke ved fravær på et enkelt møde. Suppleanterne er ikke valgt for et specifikt bestyrelsesmedlem.

Valg af medlemmer

Formanden afgår hvert andet år, og halvdelen af de øvrige medlemmer afgår hvert år. Dog kan formand og medlemmer godt genvælges.

Går formanden af før tid, kan bestyrelsen vælge en ny formand og næstformand – på den måde behøver bestyrelsen ikke indkalde til ekstraordinær generalforsamling med mindre det udtrykkeligt er bestemt i en særvedtægt.

Ejendommen kan desuden aftale, at visse bestyrelsesmedlemmer ikke skal vælges af generalforsamlingen men udpeges på en anden måde.

Hvordan afsættes bestyrelsen?

Selvom bestyrelsen er valgt af generalforsamlingen kan generalforsamlingen til enhver tid afsætte et medlem eller en hel bestyrelse ved en beslutning med simpelt flertal. Dette kan lade sig gøre, uanset om bestyrelsesmedlemmet eller hele bestyrelsen er på valg, og uanset om pligter er forsømt eller ej.

Et bestyrelsesmedlem kan altid vælge at stoppe i bestyrelsen.

Administrator – ansættelse og afskedigelse

Bestyrelsen kan ansætte en administrator, der således får beføjelser til at betale foreningens udgifter, udregne bidragenes primære størrelse, føre regnskab, lægge budget og styre foreningens økonomi m.v.

Administrator er dog altid underlagt bestyrelsens instruktioner og kontrol, ligesom især vedligeholdelses- og reparationsarbejde skal godkendes og kontrolleres af bestyrelsen.
Det er i første omgang bestyrelsen, der beslutter, om der skal ansættes en administrator – det udelukker dog ikke, at generalforsamlingen også kan beslutte det, ligesom generalforsamlingen kan fyre den administrator, bestyrelsen har valgt.

Hvad må og skal bestyrelsen?

Tilsidesættelse af bestyrelsens pligter kan være erstatningspådragende. Det er bestyrelsens ansvar at sørge for vedligeholdelse og fornyelse i det omfang, det er nødvendigt.
Drejer det sig om fornyelse og forbedringer ud over almindelig løbende ejendomsadministration, skal generalforsamlingen træffe beslutningen. Skal fyret skiftes, trappeopgangen males eller andet repareres eller skiftes, kan bestyrelsen altså ikke beslutte det på egen hånd.

Revision af regnskab – hvem og hvordan?

Foreningen skal have en revisor til at undersøge, om forretningsgangen er, som den skal være.

En revisor vælges for ét år ad gangen og kan vælges igen. Revisoren skal være statsautoriseret, hvis mindst 25 % af foreningens medlemmer kræver det (ud fra antal eller fordelingstal).

Revisoren har adgang til alle regnskaber og beholdninger, ligesom han kan bede om enhver oplysning, som han har brug for at udføre sit arbejde.

Revisoren skal lave en revisionsprotokol til bestyrelsen, hvor han angiver, om han finder forretningsgangen betryggende. Enhver ny indførsel i revisionsprotokollen skal fremlægges på næste bestyrelsesmøde, og de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer skal med underskrift bekræfte, at de har gjort sig bekendt med indførslen.

Bestyrelsens ansvar

Selvrisiko, dækning, typiske faldgruber og et hav af muligheder. Find rundt i, hvordan I som bestyrelse vælger den rette ansvarsforsikring.

Kan du personligt gøres ansvarlig for ejerforeningens bestyrelsesarbejde?

Ja. Hvis du er medlem af bestyrelsen i din ejerboligforening, kan du gøres (med)ansvarlig for fejl og mangler i bestyrelsesarbejdet.

Du hæfter personligt og med hele din formue for bestyrelsens beslutning – også selvom du har været fraværende eller uenig i beslutningen. Foreningen kan ikke godtgøre et krav mod dig, da du er valgt ind i foreningen som privatperson.

Selvom det kun sjældent sker, at bestyrelsesfejl ender med erstatnings- eller straffesager, skal du vide, at du som bestyrelsesmedlem ikke kan påberåbe dig uvidenhed om reglerne og dermed til enhver tid undgå at blive draget til ansvar.

Bestyrelser kan få ansvar for fejlskøn, beslutninger truffet på et utilstrækkeligt grundlag, inhabilitet eller uvidenhed. Samtidigt vil manglende habilitet medføre mulighed for ansvar.

Hvad er en ansvarsforsikring?

En bestyrelsesansvarsforsikring indgår normalt som en naturlig del af ejendommens forsikringer, da det er i hele ejerforeningens interesse, at eventuelle fejl fra bestyrelsens side ikke ødelægger foreningens økonomi. Forsikringen kan tegnes som en separat dækning, men tegnes ofte med fordel som en del af forsikringen for selve foreningen.

Hvad skal bestyrelsens ansvarsforsikring dække?

Bestyrelsens ansvarsforsikring skal dække de enkelte bestyrelsesmedlemmers private formue og dække kollektivt, selvom kun en del af bestyrelsen har begået en fejl.

Samtidigt bør forsikringen indeholde en retshjælpsdækning, da forsvarsomkostningerne ofte er lige så store som erstatningskravet i foreningssager.
Forsikringen kan også indeholde en underslæbsdækning, hvis medlemmerne kan disponere over foreningens penge. Denne dækning dækker uretmæssig brug af foreningens penge.

Hvordan bør selvrisikoen være?

Selvrisikoen bør være lav; maksimalt 5.000 kroner per krav.

Vær opmærksom på, at nogle policer indeholder en selvrisiko per medlem – og at denne selvrisiko skal dækkes kollektivt. Kan et medlem ikke betale, må de andre altså dække det manglende beløb oven i deres egen selvrisiko.