GUIDE: Vedligeholdelsesplan i jeres ejerforening

Skrevet den 6. april 2017 af - Ingen kommentarer endnu

Uanset om jeres ejerforening omfatter en enkelt etageejendom, en rækkehusbebyggelse eller andre former for bebyggelse, er der brug for en vedligeholdelsesplan til de bygninger, der indgår i foreningens fælleseje. Med den kan I sikre en fornuftig arbejdsproces omkring de enkelte opgaver, prioritere opgaverne og styre økonomien omkring både drift, vedligeholdelse og fornyelser.

Ejerboligforening i København

Vedligehold er bestyrelsens ansvar

En af bestyrelsens mange opgaver i en ejerforening, er at sørge for planlægning, prioritering og økonomi omkring drift, vedligeholdelse og fornyelser af foreningens bygninger. Det være sig selve ejendommen i en ejerforening, der består af ejerlejligheder eller fælleshuse og fællesarealer i en rækkehusbebyggelse eller andre boligformer.

Til brug for planlægningen vælger de fleste ejerforeninger at få udarbejdet en vedligeholdelsesplan af et rådgivende ingeniørfirma, en byggerådgiver eller de håndværks- eller entreprenørfirmaer, der tilbyder dette.

Hvad er en vedligeholdelsesplan?

Vedligeholdelsesplanen er et værktøj i form af et arbejdsdokument, som beskriver bygningernes nuværende tilstand og hvilke vedligeholdelsesarbejder, der forventes at komme på bygningerne inden for de kommende 10 år.

Vedligeholdelsesplanen kan således være med til at spare jer for mange penge og sørge for, at I undgår store udgifter til en akut indsats, fordi I får taget vedligeholdelsen i tide, inden det udvikler sig til deciderede skader eller kommer til at udgøre en fare.

Samtidig sikrer den en ligelig spredning af udgifterne til vedligeholdelsen, så I kan holde vedligeholdelsesarbejdet inden for et bestemt budget hvert år. Dertil kan så indlægges en opsparing i budgettet hvert år, så I får sparet op over flere år til større vedligeholdelsesarbejder som f.eks. udskiftning af taget eller vinduerne, når de står for tur i vedligeholdelsesplanen.

Det indeholder en vedligeholdelsesplan

Som sådan er der ikke nogle regler for, hvad en vedligeholdelsesplan skal indeholde og hvordan den skal være stillet op. Det betyder, at der kan være meget stor forskel på omfanget og detaljeringsgraden af vedligeholdelsesplanen, alt efter hvilken udbyder I vælger til at forestå opgaven med at udvikle den.

Uanset hvilken samarbejdspartner I vælger, tager vedligeholdelsesplanen udgangspunkt i en nøje gennemgang af alle ejendommens eller fællesbygningernes forskellige bygningsdele. Endvidere medtager de fleste vedligeholdelsesplaner også udenoms- og fællesarealer og inddrager dem i planlægningen.

Til hver enkelt bygningsdel kommer vedligeholdelsesplanen så med en plan for vedligeholdelsen af den pågældende del set hen over de næste 10 år. Planen tager udgangspunkt i bygningselementets konkrete stand, når det skal bestemmes, hvornår bygningselementer skal vedligeholdes første gang.

De mest nedslidte og vedligeholdelseskrævende elementer tages først, og derefter kommer så de dele, der er i en bedre stand. Efter den første vedligeholdelsesrunde indgår de enkelte bygningsdele så i vedligeholdelsesplanen med forskellige intervaller, alt efter hvor vedligeholdelseskrævende og udsatte de enkelte bygningselementer er.

Fordele ved en vedligeholdelsesplan

Med en vedligeholdelsesplan får I en prioriteret og planlagt liste over vedligeholdelsesarbejder, der skal foretages hen over de næste 10 år. De mest avancerede vedligeholdelsesplaner tilstræber at holde vedligeholdelsesarbejdet på samme niveau hvert år. Så bliver det muligt at køre med et fast beløb på budgettet, der også rummer plads til en vis opsparing til de større vedligeholdelsesarbejder.

Det gør det nemmere for bestyrelsen i ejerforeningen at budgettere og planlægge både økonomi og de praktiske forhold omkring de enkelte vedligeholdelsesopgaver. Det betyder også, at I kan komme i gang med at finde de nødvendige håndværkere og andre leverandører i god tid, ligesom I vil kunne udbyde visse vedligeholdelsesopgaver i samlet udbud og på den måde spare ekstra på budgettet.

Vedligeholdelsesplan - Bestil 3 uforpligtende tilbud

Husk også en driftsplan

Normalt skal I foretage en større revision af vedligeholdelsesplanen hvert femte år. Men det er en god ide at tjekke de løbende bygningsdele løbende, for at sikre at skader opdages i tide. Derfor er det en god ide også at få udarbejdet en driftsplan i forbindelse med vedligeholdelsesplanen. Driftsplanen beskriver, hvor tit de enkelte bygninger og bygningsdele skal inspiceres. Det afhænger af, hvor udsatte og hvor kritiske for bygningens konstruktion de enkelte bygningsdele er.

Ud fra driftsplanen bliver det muligt for bestyrelsen i ejerforeningen at afsætte et budget til løbende ad-hoc vedligeholdelse og reparationer. Det kan på sigt spare foreningen for mange store og måske ellers uforudsete udgifter.

Hvad er fordelen ved en driftsplan

Ved at køre med en fast driftsplan kan begyndende forfald, opståede skader og lignende opdages og eventuelt udbedres, før de udvikler sig til problemer. Den løbende inspektion kan også medføre, at I bliver nødt til at justere vedligeholdelsesplanen, hvis den løbende inspektion finder større, akutte problemer, som kræver et større budget end det, der er afsat til løbende ad-hoc reparationer.

I forbindelse med driftsplanen oprettes en driftsjournal. Her kan det registreres, hvad der blev fundet af fejl, mangler eller skader i forbindelse med de planlagte inspektioner, samt hvad der blev besluttet at gøre ved dem.

Så kan I altid slå den sidst kendte status på den enkelte bygningsdel op, næste gang den skal inspiceres- Tilsvarende kan I gå tilbage og se status på bygningsdelen ved sidste inspektion, hvis der opstår pludselige skader. Endelig kan I gennemgå status på hver enkelt bygningsdel og eventuelt medtage dem før tid i vedligeholdelsesplanen, hvis der skulle være penge til overs på budgettet.

Det kan også være hensigtsmæssigt at tage en bygningsdel med, hvis der alligevel skal foretages vedligeholdelsesarbejder på andre bygningsdele i nærheden. Her kan driftsjournalen give jer de mest oplagte kandidater i nærheden af det allerede påtænkte vedligeholdelsesarbejde.

Nordea: Alle boligforeninger bør have en vedligeholdelsesplan

Vedligeholdelsesplanen bør også indeholde fornyelser

En god vedligeholdelsesplan bør også indeholde nødvendige fornyelser på bygninger og bygningsdele. Det kan omfatte nødvendige udskiftninger af nedslidte bygningsdele eller moderniserings- og forbedringsopgaver, der

  • er nødvendige, for at I leve op til gældende lovgivning,
  • kan give jer en kontant besparelse på f.eks. opvarmning
  • sikrer eller forøger bygningens økonomiske- eller anvendelsesmæssige værdi

Ved at medtage dem i vedligeholdelsesplanen, bliver fornyelserne en del af det løbende budget og kan dermed indarbejdes i økonomien, når der er råd til dem.

Hvem kan I bede om tilbud på en vedligeholdelsesplan?

Skal I indhente tilbud på en vedligeholdelsesplan til jeres ejerforening, skal I have fat i enten en rådgivende ingeniør, en bygningssagkyndig eller en større håndværksvirksomhed eller entreprenør til at give tilbud på opgaven. Disse tre virksomhedstyper er de mest udbredte udbydere af vedligeholdelsesplaner til private ejerforeninger.

Hvad skal I overveje, før I indhenter tilbud på en vedligeholdelsesplan

Men før I går ud og henter tilbud hjem på en vedligeholdelsesplan, bør I beslutte jer for, hvorvidt det skal være pris, kvalitet eller en helt tredje parameter, som skal være udslagsgivende for, hvilken aktør i vælger til at udarbejde vedligeholdelsesplanen.

Her kan det være besnærende at vælge prisen som den vigtigste parameter. Men her skal I huske på, at der ikke findes nogle regler for, hvad en vedligeholdelsesplan skal indeholde. Det betyder, at I kan risikere, at vedligeholdelsesplanen kun er på et par sider og ikke nær så detaljeret fra en billig aktør, som den er hos en aktør, der er dyrere.

Derfor skal I altid bede om at få udleveret en prøve på en vedligeholdelsesplan, som vedkommende har udarbejdet til et byggeri, der ligner det, I har i jeres ejerforening. Derved kan I få et indblik i omfang og detaljeringsgrad af den vedligeholdelsesplan, som I til sin til vil modtage, hvis det er denne aktør, som vinder tilbudsrunden.

Andre grunde til at tilbudsprisen er unaturlig lav

Da konkurrencen i markedet er rimelig hård, går nogle udbydere af vedligeholdelsesplaner ud med en meget lav pris på vedligeholdelsesplanen i håb om, at deres firma kommer til at udføre de efterfølgende renoveringsopgaver.

Det kan have afsmittende effekt på den udarbejdede vedligeholdelsesplan, så f.eks. de opgaver det pågældende firma er stærkest i, bliver opprioriteret og udført først. På den måde kan firmaet hurtigt tjene noget af det hjem igen, som de satte til på at udarbejde vedligeholdelsesplanen for jer.

Derfor er det altid en god ide at melde klart ud, når I beder om tilbuddet på vedligeholdelsesplanen, at I ikke kan garantere, at de efterfølgende renoveringsopgaver tildeles dem, der har udarbejdet vedligeholdelsesplanen. Det afføder oftest en mere korrekt pris på vedligeholdelsesplanen fra alle aktører.

Indhent altid mindst 3 tilbud på en vedligeholdelsesplan

Når I som bestyrelse i en ejerforening skal købe en vedligeholdelsesplan, er det vigtigt, at I får indhentet mindst tre tilbud på opgaven. Derved sikrer I jer mod, at I kun får priser fra de to dyreste aktører i markedet. Samtidig er et en god ide, kun at holde sig til netop kun tre tilbud. Det giver den enkelte aktør, som byder ind på opgaven, en større chance for at vinde opgaven.

Rådgivende ingeniør hos en ejerforening

Den hurtige genvej til 3 tilbud på en vedligeholdelsesplan

Har du fået til opgave at indhente tilbud på en vedligeholdelsesplan i jeres ejerforening, opdager du hurtigt, at du skal ringe til væsentligt flere aktører end de tre, du skal bruge tilbud fra. Nogle har først tid om lang tid og andre af dem, du kontakter, udarbejder måske slet ikke vedligeholdelsesplaner.

Her kan vi naturligvis altid hjælpe dig med en hurtig genvej til at få 3 tilbud på en vedligeholdelsesplan for jeres ejerforening. Alt hvad du skal gøre, er at udfylde formularen her med oplysninger om jeres opgave. Så finder vi tre forskellige udbydere af vedligeholdelsesplaner, der så kontakter dig inden for kort tid.

Få 3 uforpligtende tilbud fra udvalgte rådgivere

Skriv et svar