Sådan finder I en håndværker til ejerforeningen

Har jeres ejerforening nogle faste opgaver og større renoveringsopgaver lige om hjørnet, kan det ofte skaffe jer gode rabatter – og måske også billigere håndværkere til medlemmerne i ejerforeningen. Læs med her og se, hvordan I får aftalerne på plads.

Når I tænker efter i bestyrelsen, er det sikkert oftere end I regner med, at I har besøg af en håndværker i ejerforeningen. Tit er der løbende småopgaver, der bare lige skal fikses og med jævne mellemrum er der også større eller mindre renoveringsopgaver, som skal løses. Har I en vedligeholdelsesplan for ejerforeningen, er renoveringsarbejdet allerede sat i system. Men selv om I ikke har, ved I oftest godt, at der ligger den eller den renoveringsopgave lige om hjørnet.

Så når I har kigget lidt på det, vil I ofte kunne liste en række både større og mindre opgaver inden for de forskellige håndværksfag. Endelig er der også nogle håndværksfag, hvor det kan være interessant at have en tilkaldeaftale. Det gælder f.eks. vvs-folk, så de kan rykke ud til en vandskade eller elektrikere, der kan rykke ud, når I pludselig står uden strøm i en større eller mindre del af ejendommen.

Hvilke fordele er der ved en fastaftale med en håndværker?

Så når I kigget på det, vil I oftest opdage, at I har masser af opgaver inden for stort set alle fagområder. Det er opgaver, som håndværkerne gerne vil have fat i, fordi det giver dem fast arbejde i et eller andet omfang hen over året. Med lidt indflydelse på hvornår arbejdet skal lægges, kan det give dem mulighed for, at holde alle mand beskæftigede, selv i de måneder hvor der traditionelt ikke er så meget at lave i firmaet.

Så kan den enkelte håndværker se, at I har en vis mængde løbende arbejde til dem, samt at der måske venter større renoveringsopgaver til dem inden for kort tid, giver de gerne en bedre pris eller en fast rabat. Det kræver blot, at I indgår en fast aftale med dem.

Dermed får I et fast sted, I kan ringe hen, hver gang I har brug for den pågældende type håndværker – også i de tilfælde hvor det er akut. Samtidig vil håndværkerne oftest gerne give samme rabat til medlemmerne i ejerforeningen, så de også kan få arbejde fra dem.

Det er bestyrelsens opgave at indgå faste aftaler

Fællesarealerne i jeres ejerforening er ejerforeningens ansvar. Derfor er det bestyrelsen i foreningen, der skal indgå de faste aftaler med håndværkerne på ejerforeningens vegne.

Det kræver naturligvis, at I først har fået indhentet tilbud fra minimum 3 forskellige håndværkere inden for hvert af de håndværksfag, som I har arbejde nok til at indgå en fast aftale om. Det sikrer jer mod, kun at få tilbud fra de dyreste to håndværkere inden for det pågældende fagområde.

Typisk vil det være tømrere, vvs-folk og elektrikere, hvor tømreren oftest vil have en række løbende vedligeholdelses- og renoveringsopgaver og aftalen med vvs-folk og elektrikere primært indgås for at få en akut tilkaldeordning med en fast leverandør.

Så i mange tilfælde ender I med at skulle indhente 9 eller flere tilbud i alt. Det er en større opgave, som mange ejerforeninger vælger at lægge ud til en byggesagkyndig eller et andet rådgivningsfirma. Men I kan også vælge at foretage arbejdet internt i bestyrelsen. Hvordan I gør det på den bedste og nemmeste måde, får du opskriften på her.

List alle løbende vedligeholdelsesopgaver og snarlige renoveringsopgaver

Hvis ikke I allerede har opstillet en liste med løbende vedligeholdelsesopgaver og alle større eller mindre renoveringsopgaver inden for hvert håndværksfag, starter hele processen med at I gør dette. Derved får I overblik over arbejdsmængden for de enkelte håndværksfag. Er der regelmæssige vedligeholdelsesopgaver nok, til at det giver mening for en håndværker at byde ind på dem, og kan I eventuelt toppe dem op med renoveringsopgaver inden for de næste 2 til 5 år? Så er det værd at få lavet en fast aftale med en håndværker inden for det pågældende fag.

Gem listen. I får brug for den senere i processen.

Udpeg et ansvarligt bestyrelsesmedlem til hvert håndværksfag

Når I har fundet ud af, hvilke håndværksfag I har arbejde nok til, at det giver mening at få en fast aftale, udpeger I et bestyrelsesmedlem til hvert håndværksfag. Vedkommende er ansvarlig for tilbudsindhentningen inden for det fag. Så ender I med at have arbejde nok til 2 forskellige håndværksfag, vælger I et bestyrelsesmedlem til at forestå indhentning af tilbud for hvert fag.

Vedkommende skal så finde interesserede håndværkere og facilitere processen med det pågældende håndværksfag. Til sidst skal han eller hun også foretage en opstilling af tilbuddene, så det bliver nemt for jer i bestyrelsen at sammenligne de forskellige tilbud. Derved bliver det nemmere at vælge den rigtige håndværker at indgå aftalen med.

Find og indbyd 3 håndværkere

Det er sjældent en god ide, at begynde at ringe eller maile rundt til tilfældige håndværkere inden for det pågældende fag, for at bede dem om et tilbud. For mange håndværkere har oftest specialiseret sig i en mere afgrænset del af deres fagområde eller tager ikke denne form for faste aftaler ind af den ene eller den anden grund.

Derfor kan du nemt komme til at ringe eller skrive forgæves til en masse håndværkere, hvis det er dig, der har fået til opgave at indhente tilbud. Det gør det til en meget frustrerende opgave.

Vælger du derimod at bruge den tilbudstjeneste til indhentning af håndværkertilbud, som vi har her på 3byggetilbud.dk, vender du hele processen om. I stedet for at du skal kontakte håndværkerne, kontakter interesserede håndværkere dig.

Alt hvad du skal gøre, er at udfylde kontaktformularen med dine kontaktinformationer og en kort beskrivelse af opgaven. Vedhæft derefter den liste med arbejdsopgaver, I har skrevet i bestyrelsen og indsend henvendelsen.

Derefter tager vi fat i den pågældende faggruppe af håndværkere. Vi har et fast samarbejde med håndværkere inden for alle fagområder over hele landet. Dem snakker vi med løbende, ligesom vi kender dem og de vurderinger som brugerne har givet dem for lignende opgaver.

Derfor finder vi altid de mest kvalificerede håndværkere, som bor nærmest jer, og som har tid til at tage jer ind som kunder. Så det er ikke bare en række tilfældige håndværkere, som I får fat i gennem vores tjeneste, men virkelig velkvalificerede folk som vi kender indgående.

Gennemgå opgaverne og vis hver håndværker rundt

Når vi har fundet tre håndværkere til at give tilbud på jeres opgave, kontakter de jer derefter for at aftale tid til at komme på besøg. Det er en god ide, fordi I så får mulighed for at vise håndværkerne rundt, så de kan se på de forskellige opgaver ved selvsyn. Det giver både dem og jer de bedste forudsætninger for at få et retvisende tilbud.

Her er det en god ide at have aftalt nogle mødetidspunkter med en eller flere andre bestyrelsesmedlemmer, der så kan gå med rundt, når håndværkerne kommer på besøg. Så er I flere, der kan besvare spørgsmålene og flere, der kan huske, hvad I talte om og som kan komme med input til vurderingen af de enkelte håndværkere.

Opstil eventuelt en liste med faste spørgsmål, som I stiller til hver håndværker og tag noter om interessante detaljer undervejs på rundturen med håndværkerne.

Gennemgå tilbuddene og opstil et beslutningsgrundlag

Efterhånden som håndværkerne har været på besøg, sender de dig et tilbud hver. Gennemlæs hvert enkelt tilbud og notér både priser og relevante fakta over i et regneark eller en tabel i et tekstdokument. Her opretter du en kolonne for hver af de tre håndværkere, hvor du opstiller de forskellige detaljer.

Medtag også svarene på de spørgsmål, I stillede håndværkerne under besøget og opstil både positive og negative punkter ved håndværkernes tilbud. Derved bliver det nemt for de øvrige bestyrelsesmedlemmer at få overblik.

Ud over priserne for de forskellige ydelser, er det en god ide at medtage f.eks. responstid ved akut tilkald, mulighed for rabat til ejerforeningens medlemmer og om håndværkeren f.eks. selv forestår kommunikationen til medlemmerne i forbindelse med større renoveringsopgaver.

Vælg det bedste håndværkstilbud for hvert håndværksfag

Fremsend beslutningsgrundlaget til alle medlemmer af bestyrelsen i god tid før det bestyrelsesmøde, hvor I skal vælge den håndværker, som I vil indgå en fast aftale med. Vedhæft også en kopi af tilbuddene fra hver af håndværkerne. Derved får alle mulighed for at sætte sig ind i de forskellige tilbud.

På selve bestyrelsesmødet giver du en hurtig gennemgang af hvert tilbud og besvarer eventuelle spørgsmål. Derefter burde I gerne kunne tage en beslutning om, hvilken håndværker I skal indgå en fast aftale med i ejerforeningen.

Processen kan bruges til alle former for håndværkertilbud

Faktisk kan processen her bruges til alle former for håndværkertilbud, der skal vedtages på bestyrelsesniveau. Så næste gang I skal bruge en håndværker, inden for et fagområde, hvor I ikke har en fast aftale, kan I genbruge denne proces til at finde håndværkeren med.

Derved er I sikker på, at I altid får valgt den bedste håndværker i ejerforeningen.