Spørgsmål: Jeg er kasserer i vores grundejerforening, og på vores bestyrelsesmøde i går opstod en uenighed, som jeg håber I kan hjælpe os med at få en afklaring på:
I forbindelse med vores generalforsamling får vi kaffe, brød, øl og vand, og da det holdes ved formanden skal han selvfølgelig ikke stå med den udgift.
Vi havde så diskussionen om formanden bare kunne få fx. 500 kr. og så laver vi bare et bilag på den udbetaling. Eller om han efter at havde handlet ind,
til generalforsamlingen kommer med en kvittering og får dækket udgifterne efter regning. Jeg håber meget at I kan hjælpe med en afklaring, da vi ønsker at køre vores grundejerforening "efter bogen".
Svar: Det med at »køre efter bogen« kan vel oversættes til at holde sig på »dydens smalle sti«. På den måde har jeg vel indikeret, at man skal sikre sig mod tvære bemærkninger fra revisor eller på generalforsamlingen.
Udgangspunktet med at formanden (eller værten) ikke skal stå for udgifterne er OK, men det bør gøres på en måde, der er utvetydig. Udgangspunktet ville ideelt være, at værten indkøber det der skal til, og modtager den lovpligtige kvittering hvor man køber ind. Alternativet kan være, at man laver et udgiftsbilag, der underskrives af hele eller dele af bestyrelsen, og som så revisor skal kunne acceptere.
Faren ved ikke at gøre det er, at en emsig (læs: Sur) ejer, spørger SKAT om der er tale om en skjult honorering af værten, og netop derfor, er det vigtigt at bilagsmaterialet er ubestrideligt. Jeg tror ikke jeg kan skrive det klarere.
Da jeg selv ofte har været i samme situation, har jeg altid valgt at købe ind, således at kvitteringen (bonen) alene udviser køb til den givne situation. Så er der i hvert tilfælde ikke noget »at komme efter«.
Venlig hilsen
Henning Julin, advokat
Dir: 96 31 33 25 Mobil: 40 20 24 49
E - mail: hju@aalborg.advodan.dk | www.advodan.dk
